تتطلب عملية التصدير الناجحة العديد من المستندات المهمة التي يجب على المصدرين الحصول عليها وتجهيزها بشكل دقيق. فعلى سبيل المثال، يتعين على المصدرين تقديم فاتورة تفصيلية للمنتجات وشهادة المنشأ وشهادة الصحة والموافقة، والتي يمكن أن تختلف حسب المنتج والبلد المستورد والمتطلبات القانونية المحلية والدولية.
ومن خلال هذا المقال، سنتحدث بشكل أكثر تفصيلاً عن المستندات المطلوبة لعملية التصدير، بدءاً من الفاتورة التجارية وحتى شهادات المنشأ، ونقدم بعض النصائح العملية لإعداد هذه المستندات بشكل صحيح.
فهم أهمية المستندات المطلوبة في عملية التصدير
تعتبر مستندات التصدير من أهم عناصر تحريك الشحنات التصديرية من المصدر إلى المستورد فيما بين الدول المختلفة ويتعامل مع هذه المستندات عدد من الجهات المختصة المحلية والأجنبية مثل البنوك وشركات التأمين وشركات الشحن والجمارك وهيئة الميناء وهيئات الفحص والرقابة ، ورغم تعدد هذه الجهات في تصدير الشحنة الواحدة ، إلا أن مستندات التصدير ترتبط يبعضها ارتباطًا تامًا ولا يعمل اى مستند بمعزل عن المستندات الأخرى وعلى المصدر أن يبدأ في إعداد وتجهيز واستيفاء مستندات التصدير قبل القيام بعملية التصدير بفترة كافية، وفيما يلي أهم تلك المستندات :
المستندات المطلوبة لعملية التصدير
الفاتورة التجارية (Commercial Invoice)
هي وثيقة تضم اسم الشخص الذي يقوم بتصدير المنتج ، و رقم الفاكس الخاص به ، و رقم الهاتف ، وشروط توصيل المنتج ، و شروط الدفع ، و اسم الشركة المستوردة للمنتج و كافة البيانات الخاصة بها بما في ذلك العنوان ، و وسيلة النقل ، و وحدة القياس ، و وصف شامل للمنتج أو البضاعة ، و قد يتطلب توثيق الفاتورة التجارية في معظم الأوقات في الغرفة التجارية .
كشف العبوة (Packing List)
قائمة التعبئة عبارة عن قائمة يقوم بتحضيرها الشركة المصدرة ، أو الشخص المصدر ، و هذه القائمة من المستندات المطلوبة للتصدير من مصر ، حيث تحتوي على بعض المعلومات عن شركة النقل الخاصة بالتوصيل ، و المستورد و المصدر ، و رقم الفاتورة الخاصة بالشحن ، و صافي المنتجات ، و وزن البضاعة الإجمالي ، وبعض البيانات الأخرى ، و يجب العلم أن الهيئات الخاصة بالجمارك ، تقوم بتأخير تصدير البضائع حتى يتم تقديم قائمة التعبئة الخاصة بالتصدير .
بوليصة الشحن (Bill of Lading)
يطلق على بوليصة الشحن ( وثيقة الشحن ) ، و هي من المستندات الهامة المطلوبة للتصدير، حيث أنها وثيقة يتم إصدارها من خلال الشركة الخاصة بالشحن ، لإثبات نقل المنتجات ، و استلام الشركة الخاصة بالشحن لكافة البضائع على متن السفينة ، و هي أكثر الأوراق أهمية لأنه هو الإثبات الكامل بأن شركة الشحن ، قد قامت باستلام البضائع ، و أنها ملزمة بشكل كامل بتسليمها للشركة المستوردة ، و قد تحتوي هذه البوليصة على كافة المواصفات الخاصة بالسفينة التي تقوم بالنقل ، و وصف كامل للبضاعة ، و وصف للميناء الذي تتجه إليها سفينة الشحن.
شهادة المنشأ (Certificate of Origin)
شهادة المنشأ هي من أهم المستندات المطلوبة للتصدير ، حيث أنها عبارة عن شهادة يتم استخراجها من دائرة الجمارك ، من الدولة المصدرة و الغرفة التجارية ، و قد يتم التصديق على شهادة المنشأ من قبل وزارة المالية المصرية ، مع توضيح البيانات مثل اسم الدولة المصدرة ، و المنتجة للبضائع التي يتم طلب تصديرها ، و يجب العلم أنه يشترط تقديم الفاتورة التجارية ، مع التسجيل الخاص بالتبادل التجاري بالغرفة التجارية ، و تسجيل الشركة في مصر، لكي يتم إعطاء شهادة المنشأ للشركة المصدرة أو الأشخاص المصدرين في البلاد العربية .
شهادة التأمين (Insurance Certificate)
شهادة التأمين من أهم المستندات المطلوبة للتصدير، وهي وثيقة توضح التكلفة الخاصة بالبضاعة ، مع توضيح إذا كانت التكلفة تشمل قيمة الشحن ، أم هي مختصة بتسليم المنتجات على متن السفينة فقط ، و من أفضل النماذج الخاصة بالتأمين ( نموذج FOB ) ، و ذلك الذي يوضح أن هذه التكلفة المذكورة تشمل الشحن و التأمين ، بينما ( نموذج CIF ) يوضح بأن التكلفة تشمل تسليم المنتجات على متن السفينة فقط .
رخصة التصدير (Exporters Register)
يجب أن تكون الشركة المصدرة مسجلة في (سجل المصدرين) وهو عبارة عن ترخيص تصدير ، وهو تصريح صادر عن الحكومة يسمح بتصدير سلع معينة مكتوبة في سجل المصدرين الخاص بالشركة. لن يسمح طبعاً بتصدير منتجات غير الموجودة في هذا السجل. لذلك يفضل المصدرين أن يكتب في سجل المصدرين الخاص به (جميع المنتجات)
تتولى الهيئة العامة للرقابة على الصادرات والواردات إمساك سجل المصدرين، ويشترط فيمن يقيد بسجل المصدرين ان تتوافر به مجموعة من الشروط التي يجب اتباعها من أجل تصدير المنتجات من دولة إلى أخرى، وتتلخص الشروط في التالي:
اولا: بالنسبة للمنشآت الفردية:-
o أن يكون مقيدًا في السجل التجاري.
o ألا يقل رأس المال المثبت في السجل التجاري عن ١٠ ألاف جنيه للمشروعات الإنتاجية و ٢٥ إلف جنيه لغيرها من المشروعات.
o ألا يكون قد سبق الحكم عليه بعقوبة جناية او عقوبة مقيدة للحرية فى جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة أو في إحدى الجرائم المنصوص عليها في قوانين الاستيراد و التصدير أو جرائم النقد المنصوص عليها بقانون البنك المركزي المصري أو الجمارك أو الضرائب أو التموين أو التجارة ما لم يكن قد رد إليه اعتباره.
o ألا يكون من العاملين بالحكومة أو القطاع العام.
o ألا يكون قد أشهر إفلاسه ما لم يكن قد رد إليه اعتباره.
o أن يكون طالب القيد أو المسئول عن التصدير حاصلا على شهادة مزاولة التصدير من مركز تدريب التجارة الخارجية بوزارة التجارة الخارجية و الصناعة أو من المراكز المعتمدة أو الحاصلين على مؤهل عالي مناسب يؤهلهم لهذا العمل وذلك وفقا للقواعد التي يصدر بها قرار من الوزير المختص بالتجارة الخارجية.
o الا يكون قد سبق إلغاء قيد أو شطب طالب القيد أو المسئول عن التصدير من سجل المصدرين ما لم يكن قد مضى على الإلغاء أو الشطب ثلاث سنوات
ثانيا: بالنسبة للشركات
o أن يتوافر في الشركات المتضامنين في شركات التضامن والتوصية البسيطة وفيمن له حق الإدارة في غير ذلك من الشركات نفس الشروط السابقة في الأشخاص الطبيعيين الخاصة بالعقوبات والإفلاس والعمل بالحكومة.
o ألا يقل رأس المال المثبت في السجل التجاري عن ٢٠ إلف جنيه للمشروعات الإنتاجية و ٥٠ إلف جنيه للأنشطة الأخرى
o أن يكون عقد الشركة مشهراً طبقاً للقانون.
o أن تكون الشركة مقيدة بالسجل التجاري.
o أن يكون من أغراض الشركة التصدير.
الخطوات اللازمة للحصول على المستندات المطلوبة لعملية التصدير
تتضمن إجراءات التصدير عدة خطوات وتنتج كل خطوة منها مستند هام لعملية التصدير. عندما تتم عملية التعاقد وإتمام عملية البيع وتجهيز المنتجات المراد تصديرها، يجب على المصدر البدء في إجراءات التصدير الجمركية. هذه الإجراءات تشمل العديد من الخطوات التي يجب اتباعها للتأكد من توافق المنتجات مع الشروط المطلوبة للتصدير والامتثال للوائح الجمركية المحلية والدولية.
- التأكد من إتمام عملية البيع عن طريق توقيع العقد من الطرفين أو التوقيع علي الفاتورة المبدئية
المستند: (العقد أو الفاتورة المبدئية أو كلاهما)
- التوجه إلي الغرفة التجارية لإصدار شهادة المنشأ. ويمكن استخراج شهادة المنشأ من الدائرة الجمركية.
المستند: (شهادة المنشأ)
- التوجه إلي الجهات المعنية لإصدار الموافقات النوعية والتي تفرضها الدولة على بعض السلع وحسب نوع السلعة.(مثال :الحجر الصحي وتقرير لجنة الزراعة في حالة الحاصلات الزراعية)
المستند: (الحجر الصحي, الشهادة الصحية)
- اثبات دفع القيمة.
المستند: (الفاتورة النهائية)
- التأمين على الشحنة.
المستند: (بوليصة التأمين)
- حجز مساحة الشحن : يقوم المصدر بالاستعانة بوكيل الخط الملاحي لحجز مساحة شحن للبضائع المراد إرسالها، ويتطلب من الشركة المصدرة تحديد طبيعة ونوع البضائع المراد تصديرها، وتاريخ الشحن، ووجهة الميناء.
المستند: (بوليصة الحجز المبدئي)
- تحميل البضائع: حيث يقوم وكيل الخط الملاحي بإرسال الحاوية فارغة إلى مخازن المُصدر الذي يقوم بتحميل الحاوية بالكميات المتفق عليها.
- تلقى بيان الشحنة من الخط الملاحي: يقوم المُصدر بدفع قيمة الشحن إلي الخط الملاحي عن طريق الوكيل الملاحي الذي يحصل على بوليصة الشحن.
المستند: (بوليصة الشحن)
- تقديم المستندات السابقة إلى المخلص الجمركي الذي يتوجه إلى ميناء التحميل حيث يقوم باعتماد وتصديق الدائرة الجمركية على جميع المستندات.
- التخليص الجمركي : بعد ذلك يجب أن يتم التخليص الجمركي بواسطة المُخلص الجمركي الذي يقوم بإجراءات التخليص الجمركي للبضائع قبل تحميلها على السفينة.
- مغادرة ميناء التحميل: يغادر المخلص الجمركي ومعه أصول المستندات التي تثبت أنك قمت بشحن البضائع. كما تغادر المركب المحملة بالشحنة ميناء التجميل متوجهة إلي ميناء المستورد.
- إرسال المستندات إلى المستورد : آخر حلقات الاستيراد والتصدير وفيها يقوم المصدر بالتواصل مع المستورد بخصوص شحن البضائع ، ويطلب المستورد مستندات معينة مثل بوليصة الشحن، الفاتورة، بوليصة التأمين، خطاب الاعتماد، شهادة المنشأ، وغيرها، حتى يستطيع الإفراج عن الشحنة في ميناء الوصول . وتقوم الشركة المصدرة بإرسال هذه المستندات إلى الشركة المستوردة من خلال البنك فى حالة تم الاتفاق على الدفع بالاعتمادات المستندية، او يقوم المُصدر بإرسالها مباشرة إلى المستورد عن طريق شركات نقل الطرود أو الشحن السريع.
نصائح حول إعداد المستندات المطلوبة لعملية التصدير بشكل صحيح
إليك بعض النصائح حول إعداد المستندات المطلوبة لعملية التصدير بشكل صحيح:
- البحث والتحقق من المتطلبات: قم بالبحث عن المتطلبات المحلية والدولية للتصدير والتحقق من المستندات المطلوبة بدقة.
- استخدام القوالب: يمكن استخدام القوالب المخصصة لإعداد المستندات المطلوبة لتسهيل العملية والتأكد من عدم نسيان أي معلومة مهمة.
- التأكد من الدقة والاكتمال: يجب التأكد من أن المعلومات التي تم إدخالها في المستندات صحيحة ومحدثة وأنه لا يوجد أي معلومة ناقصة أو مفقودة.
- الالتزام بالمواعيد: يجب تحديد المواعيد المناسبة لإعداد وتقديم المستندات والالتزام بها لتفادي التأخير وأي مشاكل محتملة.
- الاستشارة والمساعدة: يمكن الاستعانة بخبراء التصدير أو الجهات الحكومية ذات الصلة للحصول على مساعدة وتوجيهات إذا لزم الأمر.
- الحفاظ على السجلات والوثائق: يجب الحفاظ على جميع المستندات والسجلات ذات الصلة بعملية التصدير لمدة لا تقل عن 5 سنوات.
- الحرص على الأمان: يجب الحرص على أمان المستندات المطلوبة وحفظها في مكان آمن ومحمي من الوصول غير المصرح به.
الخلاصة
عملية التصدير تتطلب العناية بالتفاصيل والحصول على المستندات اللازمة بشكل دقيق وفي الوقت المناسب. فتقديم المستندات الكاملة والصحيحة يمكن أن يساعد في تجنب التأخير في الشحن وتفادي المخاطر المالية والقانونية. ويجب على المصدرين العمل بجدية على التأكد من الحصول على جميع المستندات المطلوبة وإعدادها بشكل صحيح. وعندما يتم ذلك، فإن عملية التصدير يمكن أن تكون ناجحة ومربحة لجميع الأطراف المعنية.
حتى تستطيع احتراف التصدير يمكنك الحصول على:
- محاضرة مجانية عن التصدير – https://bit.ly/3l0PiwZ
- دورة أساسيات التصدير للمبتدئين – https://bit.ly/41ZBxPH
- دورة إعداد مسئول التصدير – https://bit.ly/3YM6sff
- دورة التسويق الإلكتروني – https://bit.ly/3zRpRC9
- دورة أسرار التجارة الإلكترونية وفنون التصدير من خلال الإنترنت – https://bit.ly/3ZYjQhB
- دورة إنشاء المتاجر الإلكترونية – https://bit.ly/3gSzlGs
أسئلة شائعة
- ما هي الأخطاء الشائعة التي يمكن أن يرتكبها المصدرون في إعداد المستندات المطلوبة لعملية التصدير؟
عدم تحديد المعلومات بشكل صحيح، وعدم تحديد الكميات والأسعار بشكل دقيق، وعدم تحديد المواصفات الفنية بشكل كافي.
- ما هي النصائح العملية لتحسين إعداد المستندات المطلوبة لعملية التصدير؟
تحديد المعلومات بشكل صحيح ودقيق، وتحديد الكميات والأسعار بشكل دقيق، والتأكد من تحديد المواصفات الفنية بشكل كافي، واستخدام البرامج والأدوات المخصصة لإعداد المستندات، وتوفير نسخ احتياطية للمستندات، والتعامل مع شركات شحن موثوقة لتسهيل إجراءات الجمارك.
- كيف يمكن للمصدرين تجنب المشاكل التي قد تنشأ في عملية التصدير بسبب المستندات المطلوبة؟
يمكن للمصدرين تجنب المشاكل بالتأكد من تحديد المعلومات بشكل صحيح ودقيق، وتحديد الكميات والأسعار بشكل دقيق، والتأكد من تحديد المواصفات الفنية بشكل كافي، والتعامل مع شركات شحن موثوقة لتسهيل إجراءات الجمارك، والاستشارة مع خبراء التصدير لتحديد المستندات المطلوبة وإعدادها بشكل صحيح.
- هل تختلف المستندات المطلوبة في عملية التصدير من دولة إلى أخرى؟
نعم، تختلف المستندات المطلوبة في عملية التصدير من دولة إلى أخرى بناءً على اللوائح والتشريعات الجمركية والتجارية المعمول بها في كل دولة. لذلك، ينصح بالتحقق من المتطلبات الخاصة بالدولة المستهدفة قبل إعداد المستندات المطلوبة.
المصادر
المواقع الحكومية
- وزارة التجارة والصناعة – http://www.mti.gov.eg
- بوابة الصادرات المصرية – http://www.expoegypt.gov.eg
- الهيئة المصرية العامة للمعارض والمؤتمرات – http://eeca.gov.eg
- الهيئة العامة للاستثمار والمناطق الحرة – www.gafi.gov.eg
- مصلحة الجمارك المصرية – www.customs.gov.eg
- مركز تدريب التجارة الخارجية – www.fttceg.org
- الهيئة العامة للرقابة علي الصادرات والواردات – www.goeic.gov.eg
- الهيئة المصرية العامة للمواصفات والجودة: https://www.goeic.gov.eg
- بنك تنمية الصادرات: https://ebank.com.eg
- هيئة تنمية الصادرات السعودية – https://www.saudiexports.gov.sa
منظمات وهيئات
- مجلس التجارة الدولي ITC – www.intracen.org
- مركز التجارة الدولية ITC – www.intracen.org
- منظمة التجارة الدولية WTO – https://www.wto.org
منشورات :
- مجلة التجارة العالمية – www.worldtrademag.com
- التجارة الدولية اليوم – www.internationaltradetoday.com
- مجلة التجارة العالمية – www.globaltrademag.com
- أهمية بحوث التسويق الالكترونية على موقع تريد ماب – https://bit.ly/3U7WaW8
- الجمارك الأمريكية – https://bit.ly/3GGT99Q
المدونات والمنتديات:
- مدونة الاستيراد والتصدير – www.theimportexportblog.com
- منتدى مناقشة الاستيراد والتصدير – www.importexporthelp.com/forum
- مدونة يلا نصدر – https://yallansadar.com/blog
- قناة يلا نصدر – https://www.youtube.com/yallansadar
مواقع إلكترونية
- خمسات – www.theimportexportblog.com
- فايفر – https://www.fiverr.com
- أب وورك – https://www.upwork.com
- أمازون – https://www.amazon.com
- علي اكسبريس – https://aliexpress.com
- تربد ماب – https://www.trademap.org
